Fatture, ricevute, estratti conto e dichiarazioni dei redditi: una guida pratica per sapere quanto tempo conservarli, mettere ordine in casa e tutelare le proprie finanze
Home sweet home. Siete tornati dalle ferie, siete rilassati e magari avete deciso di mettere un po’ d’ordine in casa. Tra armadi e scaffali saltano fuori vecchie fatture, ricevute, estratti conto, dichiarazioni dei redditi, contratti e polizze. Che cosa dobbiamo conservare? Che cosa possiamo buttare? Un piccolo dilemma domestico che riguarda anche la buona gestione delle nostre finanze.
Conservare i documenti non è soltanto una questione di ordine. Una ricevuta può servire per contestare una fattura, ottenere un rimborso o far valere una garanzia. Altri documenti possono diventare indispensabili in caso di verifica fiscale, successione o controversia.
Per fatture e ricevute non esiste un’unica durata valida per tutto. Le bollette di elettricità, gas, telefono, Internet o televisione, per esempio, vanno conservate 3 anni. Le ricevute relative a beni coperti da garanzia vanno invece tenute per tutta la durata della garanzia, mentre per elettrodomestici e altri acquisti importanti è prudente conservarle per tutta la durata del possesso. Per estratti e documenti bancari, libretti di conto, assegni e documentazione fiscale, il riferimento principale è 6 anni. Dichiarazioni dei redditi e relativi giustificativi devono infatti essere conservati almeno sei anni dopo l’anno fiscale al quale si riferiscono, soprattutto nell’eventualità di una verifica. Ci sono poi documenti da conservare a vita: testamento o mandato di protezione, atto o certificato di morte e contratti di acquisto e vendita di una proprietà. Le polizze assicurative vanno invece conservate finché sono valide o fino alla liquidazione di un eventuale sinistro. Per la casa, le ricevute delle tasse municipali, scolastiche o dell’acqua vanno conservate 3 anni, mentre la quietanza di un debito o di un prestito ipotecario va tenuta 6 anni. Anche per l’automobile le regole cambiano: il contratto di acquisto o leasing e le principali fatture relative al veicolo è prudente conservarli per tutta la durata del possesso.
Sapere per quanto tempo conservare ogni documento è però soltanto metà del lavoro. L’altra metà consiste nel riuscire a ritrovarlo quando serve. Ecco perché, una volta stabilito cosa tenere e cosa eliminare, diventa fondamentale organizzare un archivio semplice e funzionale. Meglio cartaceo o digitale? Entrambe le soluzioni sono valide e possono anche convivere. Per i documenti cartacei può essere utile creare poche categorie – imposte, banca, investimenti, assicurazioni, casa, automobile e pensione – suddividendole poi per anno. La digitalizzazione consente invece di risparmiare spazio e ritrovare rapidamente ciò che serve. Molte fatture ed estratti conto possono ormai essere scaricati direttamente online. È però importante utilizzare password robuste e conservare una copia di sicurezza su un disco esterno o in uno spazio online sicuro.
Una volta all’anno conviene quindi dedicare un po’ di tempo alla revisione dell’archivio, sistemare i nuovi documenti ed eliminare in modo sicuro quelli che non servono più. Mettere ordine nelle carte significa anche mettere ordine nelle proprie finanze, conoscere meglio entrate e spese e programmare con maggiore consapevolezza il futuro. E allora, se quella montagna di carte vi aspetta ancora sullo scaffale, fate pure pulizia. Ma controllate prima le date: fare spazio va bene, buttare oggi il documento che potrebbe servirci domani decisamentemeno.
